9 wichtige Punkte für einen erfolgreichen ersten Archivbesuch

Checkliste für Deinen ersten erfolgreichen Archivbesuch

Nichts ist schlimmer als sich am ersten Tag im Archiv die Beine in den Bauch zu stehen oder erfolglos das Archiv wieder verlassen zu dürfen. Dies ist besonders ärgerlich, wenn der Anreiseweg zum Archiv lang ist und der Aufenthalt sich damit unnötig in die Länge zieht. Vieles lässt sich bereits vorher bequem von zu Hause aus erledigen. Hier ein paar wichtige Hinweise, damit Dein erster Archivbesuch nicht zur Zeitfalle wird.

9 Punkte mit denen (fast) nichts schief gehen kann

1. Benutzerantrag zu Hause ausfüllen und dem Archiv zusenden

Fast jedes Archiv verfügt mittlerweile über einen Internetauftritt, wo neben den Benutzerhinweisen auch der Benutzerantrag eingesehen, heruntergeladen und ausgedruckt werden kann. Der Antrag auf Benutzung ist eigentlich nur eine Formalität und wird in der Regel ohne Weiteres schnell und unverzüglich genehmigt.

Aber warum füllst Du den Antrag nicht schon zu Hause aus?

Hier findest Du beispielsweise den Benutzungsantrag für das Hauptstaatsarchiv Dresden. Ich empfehle, sich die dazugehörige Benutzerordnung und Gebührenordnung der Archive des Freistaates Sachsen mindestens einmal genau durchzulesen. Dank der Online-Verfügbarkeit kann auch dies bequem von zu Hause aus erfolgen.

Also Antrag ausfüllen und per Briefpost oder Email an das Archiv senden.

Achtung! Antrag vor dem Versenden unterschreiben und an die richtige Adresse schicken. Nicht immer ist die Besucheradresse auch die Postanschrift.

Hier zum Beispiel die Postanschrift für das Hauptstaatsarchiv Dresden:

Sächsisches Staatsarchiv
Hauptstaatsarchiv Dresden
Postfach 100 444
01074 Dresden

poststelle-d@sta.smi.sachsen.de

Du bist kein Freund von Anträgen? Sicher helfen Dir die Mitarbeiter des Archivs auch am Telefon beim Ausfüllen des Benutzungsantrages.

2. Online-Findmittel: Aktensuche vom heimischen Sofa aus

Bisher stehen für die in Dresden ansässigen Archive (zumindest für Hauptstaatsarchiv und Stasiunterlagen-Archiv) bereits Teile der sogenannten Findmittel online zur Verfügung.

Das sächsische Staatsarchiv, zu dem auch das Hauptstaatsarchiv in Dresden gehört, bieten die Möglichkeit, sich einen Überblick über die vorhandenen Aktenbestände zu verschaffen. Darüber hinaus hast Du hier sogar die Möglichkeit, über eine Suchfunktion mit Stichworten nach relevanten Beständen und Akten zu suchen, ähnlich der Suche mit Google.

Du kannst Dich allerdings auch durch die Beständeübersicht des Hauptstaatsarchivs Dresden klicken und so zu einzelnen Beständen und den zugehörigen Informationen gelangen. Da nicht alle Findmittel elektronisch vorliegen, muss dann vor Ort im Archiv genau nach den Akten und den betreffenden Signaturen gesucht werden.

Fazit:

Nutze die vorhandene Möglichkeiten auf der Internetseite des Archivs, um Informationen zu den Beständen und einen Überblick über Inhalte und den Umfang zu bekommen. Teilweise kannst Du damit bereits Bestandsnummern und Bestandsnamen ermitteln. Damit ist der Einstieg in die Suche im Archiv gut vorbereitet. Du kannst so auch die Akte schon vor Deinem ersten Besuch bestellen.

3. Akten per Email oder Briefpost vorbestellen

Sollte Dir die Signatur der betreffenden Akte bereits bekannt sein, kannst Du die Akten mit den notwendigen Angaben (Bestandsnummer, Bestandsname, Aktensignatur) vorbestellen. Die kann ganz formlos geschehen.

Bei Zweifeln empfehle ich einen Telefonanruf bei dem betreffenden Archiv. So kannst Du auch gleich Deine Fragen zu den betreffendem Aktenbestand stellen. Im Hauptstaatsarchiv Dresden erreicht Deine Email spätestens am nächsten Tag die Lesesaal-Theke.

4. Anruf im Archiv

Kurz vor der geplanten Reise empfiehlt es sich, noch einmal Kontakt zum Archiv aufzunehmen. So können Ungereimtheiten oder fehlerhafte Bestellungen noch einmal am Telefon geklärt werden. Auch kannst Du erfahren, ob und ab wann die bestellten Akten zur Ansicht bereit liegen. Notfalls kann dann der eigene Zeitplan noch etwas umgestellt werden. Nutze auch die Gelegenheit, um Dich gleich noch einmal nach den Öffnungszeiten für den geplanten Besuchszeitraum zu erkundigen.

Wichtiger Hinweis! Notiere Dir immer Namen und Telefonnummer der Person, mit der Du gesprochen hast. So kannst Du im Zweifelsfall und bei Unklarheiten konkrete Personen nennen, die Dir die Informationen gegeben haben.

5. Unterlagen sortieren und einpacken

Bevor Du zum Archivbesuch startest, solltest Du schauen, ob Du notwendigen alle Emails bzw. Briefe und Notizen beisammen hast. Diese können für den ersten persönlichen Kontakt vor Ort, den eigenen Überblick bei den Aktenbestellungen und die weitere Suche vor Ort von besonderer Bedeutung sein.

Folgende Dokumente sollten auf jeden Fall mitgenommen werden:

  • unterschriebener Benutzungsantrag (Kopie oder im Original)
  • eventuell weitere Anträge (zum Beispiel Antrag auf Schutzfristenverkürzung)
  • Notizen und schriftliche Ergebnisse aus der Bestandssuche (zum Beispiel auf der Internetseite des Archivs)
  • Anfahrtsbeschreibung
  • Namen von Ansprechpartnern

6. Notizbuch oder Notebook mitnehmen

Klar ist, jeder hat seine Arbeitsweise. Der Eine macht sich mit Bleistift Notizen in seinem Ringbuch, der Andere legt sich auf seinem Notebook eine neue Word-Datei an. Auf jeden Fall solltest Du etwas dabei haben, um Dir Aufzeichnungen zur Akte oder dem Akteninhalt machen zu können. Die Notizen sollten sich später gut abheften oder ablegen lassen können.

7. USB-Stick nicht vergessen

Ein Speicherstick (USB-Stick) ist inzwischen ein wichtiges Werkzeug geworden. Er kann beispielsweise genutzt werden, um Suchergebnisse am PC im Archiv abzuspeichernSicherungskopien der eigenen Dateien anzulegen oder digitale Kopien zu sichern.
Die sächsischen Staatsarchive bieten Dir die Möglichkeit, Akten selbst zu kopieren. So entfallen die langen Wartezeiten für Aktenkopien.

Im Hauptstaatsarchiv Dresden stehen Archivalienscanner und Mikrofilmscanner zur Verfügung. Wenn der Zustand der Akte oder bestehender Schutz von Personendaten es erlauben, dürfen digitale Kopien angefertigt werden. Mit einem Zählgerät wird die Anzahl der angefertigten Kopien erfasst und am Ende des Tages abgerechnet.

Um die Aufnahmen zu speichern, wird ein USB-Stick benötigt. Ich empfehle, ausreichend Speicherplatz auf dem Stick einzuplanen, da die Dateien (abhängig von Auflösung und Anzahl)  teilweise eine beträchtliche Größe erreichen können. Günstige USB-Sticks mit bis zu 32 Gigabyte Datenvolumen gibt es zum Beispiel beim Internetversandhändler Amazon.*

8. Anschrift und Öffnungszeiten prüfen

Um am geplanten Reisetag keine böse Überraschung zu erleben, solltest Du noch einmal Anschrift und Öffnungszeiten des betreffenden Archivs heraussuchen.

Informationen dazu findest Du ebenso in Informationsbroschüren des Archivs oder im Internet.

Die Suchmaschine Google liefert in der Regel bei der Eingabe des „Archivnamens“ und dem Stichwort „Öffnungszeiten“ zusätzlich auch noch eine Kartenansicht zur Adresse und sogar eine Routenplanung zum Zielort.

Sonderöffnungszeiten, wie zum Beispiel zwischen Weihnachten und Neujahr, sollten allerdings vorher am besten telefonisch erfragt werden.

9. Kleingeld einstecken

Zum Schluss packe Dir aus Deiner Geldbörse passende Geldstücke (50 Cent oder 1 Euro) bei Seite. Diese brauchst Du für die Schließfächer. Nicht benötigte Sachen oder Taschen kannst Du dort verstauen.

Notfalls kann damit auch der Getränkeautomat gefüttert werden, um eventuell Wartezeiten mit einem Heißgetränk zu überbrücken. 😉

Viel Erfolg bei Deinem Archivbesuch!

Dein persönlicher Archivbegleiter

Lars

P.S.: Wenn Du lieber suchen lässt oder ein Beratungsgespräch mit mir willst, dann sende mir einfach eine kurze Nachricht!

 

*Bei diesem Link handelt es sich um einen sogenannten Empfehlungslink. Wenn Sie darüber im Online-Shop bei Amazon eine Bestellung tätigen, wird mir von Amazon ein geringer Betrag gut geschrieben. Natürlich wird Ihr Einkauf dadurch nicht teurer.

Print Friendly and PDF Ausdrucken

Noch keine Kommentare vorhanden.

Was denkst du?

Hier bekommst du regelmäßig die neuesten Tipps und Hinweise zu Familienforschung und Archivrecherchen bequem in deinen Email-Postkasten.

Datenschutz garantiert. Keine Weitergabe deiner Emailadresse.
(c) Der Archivbegleiter by Lars Thiele - 2018.
Wer ist Archivbegleiter?
Der Archivbegleiter ist dein persönlicher Berater rund um das Thema Ahnenforschung und Archivrecherche. Hier erhältst du regelmäßig Hinweise und Unterstützung für deine Forschungen.
Finde mich bei