Wie deine Anfragen bei Archiven mehr Erfolg haben

Erfolgreiche Kommunikation mit Ämtern und Archiven

Von 2010 bis 2014 suchte ich gemeinsam mit Kollegen in Bayern nach Grabstätten und Friedhöfen. Dafür stellten wir bei mehr als 300 bayrischen Gemeindeverwaltungen, Standesämtern, Pfarrgemeinden, Stadtarchiven und Friedhofsverwaltungen Anfragen und baten um Personendaten und weiterführende Informationen. Teilweise mussten wir mehrmals nachfragen, Telefonate führen oder Dokumente nachreichen. Innerhalb von 3 Jahren erhielten wir zu ca. 90% verwertbare Antworten. 

Auf der Suche nach den Lebensstationen eines Schornsteinfegers wandte ich mich im April 2017 in Telefonaten und schriftlichen Anfragen u. a. an die Standesämter in Nienburg a. Saale und Nienburg a. Weser. Innerhalb von nur einer Woche erhielt ich die benötigten Informationen und konnte die Suche damit erfolgreich beenden. 

Bei Recherchen zu einer Auswanderer-Familie aus Oberfranken fand ich heraus, dass das Stadtarchiv der nächstgrößeren Stadt Unterlagen zum von mir gesuchten Ort verwahrt. Die Mitarbeiterin des Standesamtes war in diesem Fall auch für das Stadtarchiv zuständig. Nach einem knappen Telefonat schrieb ich eine Email an die Standesbeamtin. Nach 6 Wochen erhielt ich eine für mich unbefriedigende Antwort. Auch erneutes telefonisches Nachfragen brachte hier keinen Erfolg.

Diese Beispiele aus der praktischen Arbeit mit Ämtern und Archiven zeigen, wie unterschiedlich die Ergebnisse sein können. 

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Warum du mit den Antworten auf deine Anfragen nicht zufrieden sein solltest

 Ich habe mich in den letzten Jahren immer gefragt, warum ich bei einzelnen Anfragen nicht erfolgreich sein konnte. Teilweise hatte ich bei den Antworten das Gefühl, dass irgend etwas schief gelaufen war. Aber was? 

Es ist klar, jedes Amt und jedes Archiv hat seine Besonderheiten und Eigenheiten. Nicht zuletzt ist es auch immer von den jeweiligen Mitarbeitern abhängig. Aber was kann es denn nun genau sein, warum bestimmte Auskunftsersuchen einfach nicht zum gewünschten Erfolg führen. 

Bevor du nach möglichen Hindernissen in den Ämtern und Archiven suchst, schau dir doch zunächst einmal deine eigene Vorgehensweise an. Was tust du genau, wenn du eine Anfrage an Pfarrämter, Standesämter oder Archive stellst? Wie gehst du dabei vor? 

6 Fehler, die du bei deinen Anfragen unbedingt vermeiden solltest 

• Du wendest dich bei deiner Anfrage an die falsche Einrichtung. Du erhältst nach langer Zeit eine Absage, da das Archiv für deine Fragen nicht zuständig ist. 
  
• Deine Anfrage ist sehr umfangreich und enthält viele verschiedene Fragen, die du gern beantwortet haben wölltest. Dem Bearbeiter deines Schreibens ist nicht klar, was deine eigentliche Frage ist und welche Auskunft du nun genau wünschst. 
  
• Du hast in deiner schriftlichen Anfrage deine Postadresse vergessen. Wohin soll der Bearbeiter die Antwort schicken? 
  
• Du hast deine Telefonnummer oder Email-Adresse in deinem Schreiben vergessen. Bei notwendigen Nachfragen kann die Beantwortung um einiges länger dauern. 
  
• Du hast mit einem sehr netten und hilfsbereiten Mitarbeiter des Archivs telefoniert. Leider hast du nicht daran gedacht, seinen Namen und Telefonnummer zu notieren. 
  
• Du hast vergessen, dich über fällige Gebühren zu informieren und keine genauen Angaben zu benötigten Kopien gemacht. Das Standesamt schickt dir 3 beglaubigte Urkunden und eine Rechnung über 100 Euro. 
  

Doch nicht du allein bist verantwortlich, wenn eine Auskunft nicht so läuft, wie du erwartest. Ebenso in Archiven und Standesämter können bei der Beantwortung von Anfragen Fehler unterlaufen. 

5 mögliche Fehlerquellen bei Auskünften durch Ämter und Archive

•  Deine Email-Anfrage wird beim Archiv als unerwünschte Post vom automatischen Filter aussortiert und landet im SPAM-Ordner 
  
• Die von dir über ein Online-Kontaktformular gesendete Anfrage wurde nicht übermittelt und deshalb nicht bearbeitet 
  
• Das angeschriebene Pfarramt kann genealogische Anfragen nur nachrangig und mit langer Wartefrist bearbeiten, weil einfach nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen und andere Aufgaben wichtiger sind. 
  
• Der von dir angeschriebene Sachbearbeiter ist neben anderen Aufgaben auch für das Archiv zuständig, kann dir aber aufgrund unzureichender Kenntnisse keine hilfreiche Auskunft zu vorhandenen Unterlagen geben. 
  
• Die Unterlagen des angefragten Stadt- oder Gemeindearchivs sind zwar archiviert, aber nur unzureichend erschlossen. D. h., es kann dir eigentlich niemand sagen, welche Informationen wo gefunden werden können. 
  

Was du tun kannst, um mögliche Fehler bei Anfragen zu vermeiden 

 Mit den folgenden Schritten sollte es dir gelingen, mögliche Fehler zu minimieren und deine Erfolgschancen zu erhöhen. 

Schritt 1: Die Vorbereitung 

Gehen wir mal davon aus, dass dir im Allgemeinen bekannt ist, wo sich die von dir gesuchte genealogische Quelle im Normalfall befindet. D.h., du weisst was beispielsweise Kirchenbücher sind und wo diese in der Regel aufbewahrt werden. 

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Bevor du jetzt anfängst alle in Frage kommenden Archive anzuschreiben, empfehle ich dir, noch einmal die folgenden Fragen zu stellen und dir dazu Notizen zu machen: 

Was will ich wissen?

Suche dir die betreffenden Namen und Daten (bzw. den betreffenden Familienzweig) heraus und notiere die für dich offenen Fragen. Verdeutliche dir das Ziel deiner Anfrage. 

Was benötige ich für die Anfrage? 

 Suche dir notwendige Belege heraus, die für die Anfrage wichtig sein könnten. Dies kann zum Beispiel die Sterbeurkunde deines Großvaters sein, wenn du beim Standesamt die Geburtsurkunde anforderst. Auch ein anderes zentrales Dokument, was mit der gesuchten Person im Zusammenhang steht oder dein Suchanliegen gut unterstreicht, kann von Bedeutung sein.

Wer ist der richtige Adressat?

 Kennst du die Adresse oder E-Mail-Adresse der Einrichtung? Wenn nicht, dann nutze doch Internetsuchmaschinen (Google, Yahoo, Bing ...) um die benötigten Kontaktdaten herauszufinden. Inzwischen haben der überwiegende Teil der öffentlichen Einrichtungen informative Webseiten. 

Kontaktdaten öffentlicher Einrichtungen finden sich natürlich auch im guten alten Telefonbuch oder den Gelben Seiten. Ich weiß, dass es nicht immer leicht ist, das Gesuchte zu finden. Im Zweifelsfall kann es einfacher sein, die zentrale Nummer der Stadtverwaltung oder des Archivs zu wählen und sich bis zum zuständigen Mitarbeiter durchzufragen. 

Schritt 2: Der Entwurf einer schriftlichen Anfrage 

Als Vorbereitung zum Telefonat sollte im Idealfall die schriftliche Anfrage bereits entworfen sein. Dies kann natürlich schon bei der Vorbereitung erfolgen, wenn du alle Infos zusammensuchst und deine Gedanken notierst. Ein bereits vorliegender Entwurf hat zwei Vorteile:

1. Du hast dein Anliegen für dich selbst schon schriftlich verdeutlicht und formuliert. So fällt es dir auch leichter, deine Fragen beim ersten persönlichen Kontakt am Telefon mit dem Archiv zu formulieren. 
   
2. Du kannst direkt im Anschluss an das Telefonat deine schriftliche Anfrage (mit eventuellen Ergänzungen) versenden. 
   

Im Zeitalter von Email ist es sogar möglich, die Anfrage noch während des Gesprächs zu übermitteln und somit auch gleich mündlich eine Empfangsbestätigung zu bekommen. 

Ein Tipp am Rande: Lass Dir bei Telefonaten am besten immer den Namen und die telefonische Durchwahl des betreffenden Mitarbeiters geben. So kannst du dich zum Beispiel bei Gesprächsabbruch direkt wieder an den Mitarbeiter wenden und deine schriftliche Anfrage mit einer persönlichen Anrede beginnen. 

Schritt 3: Die telefonische Kontaktaufnahme 

Du hast bei deinen Vorbereitungen die benötigten Kontaktdaten bekommen? Im besten Fall hast du einen direkten Ansprechpartner und damit die Möglichkeit zum ersten persönlichen Kontakt. 

Bei Telefonaten, wie auch bei schriftlichen Anfragen, ist die Einhaltung einer entsprechenden Form und Höflichkeit empfehlenswert. Zu Beginn des Telefonats sollten Begrüßung, Nennung des eigenen Namens, der Grund des Anrufs vielleicht im Bezug auf vorangegangene Anfragen genannt werden. Ebenso sollte das Telefonat mit Dank und Grüßen beendet werden. 

Klingt etwas altmodisch, denkst du? Das mag sein. Jedoch bietest du damit deinem Gegenüber den notwendigen Respekt, die Achtung und die Dankbarkeit, die du ebenso bekommen willst. Oder nicht? 

Bevor du das Gespräch beendest, vergiss nicht die richtige Emailadresse zu erfragen. Die direkte Adresse und Telefonnummer deines Kontakts im Archiv kann auch für spätere Anfragen Gold wert sein. Leider gibt es vom Amt oder Archiv häufig nur eine zentrale E-Mail-Adresse und eine zentrale Nummer. 

Schritt 4: Das ideale Anschreiben 

Irgendwann haben wir einmal in der Schule gelernt, wie ein formeller Brief aufgebaut sein sollte. Obwohl der Großteil des heutigen Schriftwechsels wohl nicht mehr in der vorgeschriebenen Briefform geführt wird, sind die Grundprinzipien immer noch wichtig. Auch Emails sollten eine dem Anlass entsprechende Form haben. Ich selbst bekomme regelmäßig Email-Anfragen, bei denen jegliche Höflichkeit und Struktur abhanden gekommen ist. 

Stell dir doch mal vor, du würdest als Sachbearbeiter/in in der Woche mehr als 20 E-Mails bekommen. Welche Anfrage würdest du lieber bearbeiten? 

Deine schriftliche Anfrage sollte es dem Leser so einfach wie möglich machen, deine Anliegen gut zu verstehen und die wichtigsten Informationen schnell zu finden. 

So sollte deine schriftliche Anfrage aufgebaut sein

Die Anrede  

Die Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“ gehört an den Beginn jedes Schreibens und kann je nach Situation abgewandelt werden. In jedem Fall ist ein direkte Anrede des Kontaktpartners mit Familiennamen besser. 

Einleitung 

Bevor du mit der sprichwörtlichen Tür ins Haus fällst, empfiehlt sich eine kleine Einführung. Damit hilfst du deinem Gegenüber, sich auf dich und dein Anliegen einzustellen. Bildlich gesprochen holst du ihn damit dort ab, wo ihr euch das letzte Mal verabschiedet habt. Nimm Bezug auf das Telefonat oder die ermittelten Informationen. Auch Infos von der betreffenden Website oder Hinweise anderer Ämter und Archivmitarbeiter sind gut für deine kurze Hinführung zum eigentlichen Anliegen geeignet. 

Deine zentrale Frage - dein Problem

Schildere anschließend kurz und strukturiert dein eigentliches Anliegen und stelle deine Fragen. Erleichtere dem Bearbeiter das Lesen und unterteile mögliche Sinnzusammenhänge in Absätze. Bei einer etwas längeren Erläuterung, empfiehlt es sich, die zentrale Frage am Ende noch einmal zu wiederholen

Bekannte Informationen und bereits vorhandene Dokumente

Du kannst die Bearbeitung deiner Anfrage an das Archiv zusätzlich durch Mitteilung bekannten Daten unterstützen. Indem du zum Beispiel kurz und übersichtlich die bereits bekannten Informationen zur gesuchten Person, deren Verwandten oder wichtige Hintergrundinformationen in einem Absatz zusammenfasst. In meiner Arbeit hat sich auch bewährt, bereits vorhandene Dokumentenkopien mitzusenden. So hilfst du dem/der Bearbeiter/in bei der Recherche in den Archivbeständen. Zudem teilst du am Besten gleichzeitig mit, welche Dokumente du nicht mehr benötigst. Die Mitteilung bereits bekannter Informationen sowie bereits vorliegender Dokumente kann im besten Fall die Beantwortung der Anfrage beschleunigen und ein Doppelung von Dokumenten vermeiden.

Die Abschlussformeln 

Bitte am Ende des Schreibens eventuell um eine kurze Bestätigung der Anfrage. Es kann zudem nicht schaden, sich nach dem Zeitraum für die Beantwortung zu erkundigen, auch wenn es darauf eher selten eine schriftliche Antwort gibt. Der mögliche Antworttermin kann besser schon beim ersten persönlichen Kontakt (Telefonat) erfragt werden. 

Abschlussformeln dienen ebenso als Zeichen der Höflichkeit. Zum Beispiel: “Für Ihre Mühen danke ich Ihnen im Voraus.” oder “Für Ihre Unterstützung wäre ich Ihnen dankbar”. Sinnvoll ist es zudem, deutlich die Bereitschaft zur Beantwortung von Nachfragen zu signalisieren: „Für Rückfragen stehe ich zur Verfügung“ 

Dir ist das zu „steif“? 

Natürlich kannst du eine andere vielleicht persönlichere Formulierung wählen. Das formelle “Mit freundlichen Grüßen” am Ende von Briefen mag ich persönlich auch nicht. Ich passe diese Grußformel gern dem jeweiligen Anliegen an oder verwende häufig „Mit besten Grüßen“. 

In einem formellen Anschreiben sollten Begrüßung und Verabschiedung nicht zu „persönlich“ sein. Es gilt immer die entsprechende und passende Distanz in der Kommunikation wahren.

Während bei Briefen die Kontaktdaten im Briefkopf oder einer Fußzeile enthalten sind, bieten Emails andere Möglichkeiten. Deine Kontaktdaten sollten auf jeden Fall (noch einmal) am Ende der Email-Anfrage stehen. Die Angabe der Postadresse, der Telefonnummer und der Emailadresse können hier beispielsweise in Form einer Email-Signatur standardmäßig eingefügt werden. 

Wichtig! Mach es dem Bearbeiter deiner E-Mail so einfach wie möglich, dich zu kontaktieren.

Schritt 5: Das Versenden der E-Mail oder des Briefes 

Du solltest am besten direkt im Anschluss an das Telefonat deine Email oder deinen Brief wegschicken. Zum einen hast du dann eine Sache weniger zu erledigen, zum anderen bist du bestenfalls dem Bearbeiter beim Erhalt deiner Anfrage noch in Erinnerung. 

Dankbarkeit für die Antwort

 Vergesse bitte nicht dich für die Beantwortung deiner Anfrage und ggf. die Zusendung von Informationen/Kopien zu bedanken. Tue dies auch wenn es eigentlich als selbstverständlich angesehen werden kann, von einer Behörde eine ordnungsgemäße Antwort zu bekommen. Allerdings sind im Email-Zeitalter ein paar Dankeszeilen schnell getippt und versendet. 

Schritt 6: Die Nachbereitung 

Die schriftliche Anfrage ist verschickt und auch beantwortet? Hast du das erwünschte Ergebnis bekommen? 

Nun wäre es ideal sich anzuschauen, was bei der Anfrage gut und was weniger gut gelaufen ist. 

• Wie lange habe ich auf die Antwort gewartet? 
  
• Habe ich die gesuchte Information erhalten? 
  
• Warum habe ich die gewünschte Auskunft nicht bekommen? 
  
• Gibt es noch andere Mittel und Wege, um an die benötigten Informationen zu kommen? 
  

Wenn du dir diese Fragen kurz beantwortest, dann hast du eine kurze Dokumentation der Anfrage. Du weisst, was eventuell schief gelaufen ist und was du bei der nächsten Anfrage anders machen könntest. 

Bitte bedenke immer, auch negative Antworten können Erkenntnisse liefern. Möglich Ergebnisse können sein: 

• keine Informationen erhalten/überliefert 
  
• die Unterlagen sind vorübergehend gesperrt 
  
• schlechter Zustand der Akten (unleserlich) behindert die Informationssuche 
  
• die gesuchten Informationen ist in Überlieferungen nicht enthalten 
  

Zusammenfassung: Die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Anfrage auf einen Blick

1. Anfrage umfassend und inhaltlich gut vorbereiten 
   
2. Persönlichen Kontakt zu Archiven und Ämtern suchen 
   
3. An die ent/ansprechende Form einer Anfrage halten 
4. Informationen klar strukturieren
   
5. Möglichkeiten der einfachen Kontaktaufnahme mit dir bieten 
   
6. Immer höflich, freundlich und dankbar sein (auch wenn es schwer fällt) 
   

Die hier beschriebenen Formen und Schritte sind ideale Vorgehensweisen. In der Praxis läuft es meistens anders und jede Anfrage ist genau genommen einzigartig. 

Und was sind deine Erfahrungen mit Anfragen bei Standesämtern und Archiven? Schreib es mir doch einfach in einen Kommentar. Lass die anderen Leser an deinen Erfolgen teilhaben!

Meine Ausführungen beziehen sich auf die Kommunikation mit deutschen Ämtern und Archiven. Zwar gibt es weltweit gültige (offizielle und inoffizielle) Standards, dennoch hat jede Sprache und jedes Land seine besonderen Eigenheiten.

Viel Erfolg bei den zukünftigen Anfragen!

Dein persönlicher Archivbegleiter