Checkliste Archivreise – Was Du bei deinen Reisevorbereitungen unbedingt beachten solltest

Wie auch Deine nächste Archivreise ein voller Erfolg wird

Morgen heißt es für mich wieder: Ab ins Archiv. Diesmal geht es raus aus Sachsen nach München zum Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge. Die wichtigsten Vorbereitungen für die Archivreise waren schnell erledigt. Wie ich mich auf meine Reisen vorbereite und auf was Du bei Deiner nächsten Archivreise unbedingt achten sollten, erfährst Du hier.

Meine Reisevorbereitungen

Die von mir geplante Reise ist eigentlich keine große Sache und bedarf weit weniger Vorbereitungen als zum Beispiel eine Reise ins Bundesarchiv-Militärarchiv nach Freiburg i. Breisgau. Somit sind die Rahmenbedingungen für meinen Archivbesuch in München relativ überschaubar:

  • München als Zielort ist im Vergleich mit anderen Archivorten auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen.
  • Bei dem Archiv des Volksbundes, Landesverband Bayern handelt es sich um eine nicht-öffentliches Archiv mit einem relativ kleinen Bestand von gesammelten Unterlagen des Landesverbandes Bayern, d. h. ein überschaubares Vereinsarchiv. Das bedeutet kein Benutzungsantrag, keine Bestellzeiten, keine festen Öffnungszeiten und gute Möglichkeiten für die Anfertigung von Kopien.
  • Der Zielort, die Archivbestände und auch die Mitarbeiter vor Ort kenne ich bereits aus vorangegangenen Besuchen. Aus diesem Grund habe ich vielleicht auch etwas mehr „freie Hand“ als so manch anderer Archivnutzer.

Was habe ich bisher an Reisevorbereitungen getroffen? Hier mal ein Einblick in meine Checkliste:

  1. Klärung der W-Fragen für einen Archivbesuch:
    Wer muss über meinen Archivbesuch Mitteilung bekommen? Mit wem muss ich mich ggf. abstimmen?
    Was will ich im Archiv finden?
    Wie lange werden die Recherchen dauern?
    Wann ist (für mich) die beste Zeit um ins Archiv zu fahren? – andere Verpflichtungen zu Hause, Feiertage, Urlaubszeiten/Geschäftstermine von wichtigen Archivmitarbeitern, Großveranstaltungen am Zielort (Stichwort: Oktoberfest)
  2. Zeitraum für Archivbesuch vereinbaren (ggf. auch Besprechungstermine vor Ort absprechen)
  3. Hotel buchen bzw. Unterkunftsmöglichkeit klären
  4. Flug oder Zug- bzw. Busfahrt buchen
  5. notwendige Unterlagen und Dateien zusammenpacken
  6. Tasche mit allen Sachen packen

Da mein Zeitplan ziemlich eng ist, habe ich mich dieses mal für das Reisemittel Flugzeug entschieden. Auch wenn das vielleicht für meine eigene Ökobilanz weniger vorteilhaft ist, so bleibt es doch eine gute und zeitsparenden Möglichkeit um schnell von Dresden nach München zu reisen.

In den letzten Jahren bin ich häufig mit dem Zug nach München gefahren. Was übrigens sehr zu empfehlen ist, gerade wenn die Fahrt entlang des schönen Saaletals geht. 8 Stunden Zugfahrt gegenüber 3 Stunden Flugreise (An- und Abreise Flughafen sowie Zeit am Flughafen einberechnet) ist doch ein wesentlicher Unterschied.

Bei der Hotelwahl hab ich länger gebraucht und mich dann doch wieder für die bekannte Unterkunft entschieden. Etwas gewohnte Umgebung ist eigentlich ganz angenehm und als „Wiederholungsbucher“ kann ich wohl wieder einmal auf einige Vorteile hoffen.

Flug und Hotel hab ich dieses Mal zusammen bei Opodo.de gebucht, was wahrscheinlich nicht die beste und günstigste Wahl war. Allerdings konnte ich hier etwas Zeit beim Preisvergleich gewinnen.

Alles andere wird wohl wie gewohnt ablaufen, da mir Wege und Örtlichkeiten schon aus früheren Besuchen bekannt sind.

Weil Urlaubsreisen eben nicht gleich Geschäftsreisen sind

Für mich sind viele Dinge auf Reisen inzwischen Routine geworden. Dennoch ist es für mich ein Unterschied, ob ich mit Familie oder geschäftlich verreise. Es gibt viele Ähnlichkeiten. Aber auf Reisen, bei denen Du bestimmte Ergebnisse erzielen willst, sollten die Rahmenbedingungen stimmen, damit Deine Archivreise Erfolg hat.

Was Du unbedingt bei Deiner nächsten Archivreise beachten solltest

1. Hauptreisezeiten vermeiden

Wie bei allen Reisen, solltest Du natürlich auch bei der Archivreise auf die Hauptreisezeiten achten. Egal ob die Reise per Flug, Bahn oder mit dem Auto erfolgt. Für meine bevorstehende Reise habe ich deshalb den Sonntagabend als Hinreisetag gewählt. So spare ich Geld und kann am Montagmorgen in aller Ruhe mit der Recherche starten. Donnerstag geht es dann mittags wieder zurück nach Dresden. Neben den anderen Wochentagen, außer Montag und Freitag ist auch der Sonnabend als Reisetag für Reisen sehr zu empfehlen. Du ersparst Dir so manchen Reisestress und musst auch bei den Ticketkosten nicht so tief in die Tasche greifen.

2. Frühbucher sein – Der frühe Vogel fängt den Wurm

Wie bei der Urlaubsplanung empfiehlt es sich ebenso bei der Planung Ihrer Archivreisen so früh wie möglich zu buchen. Sobald ein notwendiger Archivbesuch sich abzuzeichnen scheint und unausweichlich ist, solltest Du mit der Planung beginnen. So kannst Du sowohl bei Reisetickets, als auch bei Unterkunftskosten Rabatte nutzen. Vor 4 Jahren gelang mit so eine sehr günstige Buchung eines Zimmers in einem Hotel gehobener Klasse.

3. Gute Unterkunft wählen – Wie man sich bettet, so schläft man

Es gibt gefühlt tausend Kriterien, die bei der Buchung einer Unterkunft wichtig sein können. Zudem hat jeder seine eigenen Bedürfnisse, Erfahrungen und Vorstellungen, die in die Unterkunftssuche mit einfließen. Für mich haben sich in den letzten Jahren einige wenige wichtige Punkte herausgestellt.

  • ruhiges Zimmer für erholsamen Schlaf
  • gute Bäcker oder ein gutes Frühstücksbuffet im Hotel für ein ausgewogenes Frühstück
  • einen Schreibtisch für Vor- und Nacharbeiten auf dem Zimmer
  • Internetanschluss per W-LAN oder Kabelgebundene Internetverbindung auf dem Zimmer bzw. ausreichend Empfangsqualität für mobiles Internet (Surf-Stick)
  • eine gute Verkehrsanbindung zum Archiv und Bahnhof
  • Einkaufsmöglichkeiten sowie gute Restaurants oder Imbissmöglichkeiten

Wenn Du online buchst, kannst Du das Meiste der genannten Punkte direkt bei der Buchung oder über Bewertungsportale ermitteln. Ebenso kann Vieles mit einem Anruf im Hotel geklärt werden. Gern nutze ich auch den „Vorort-Vorteil“ und frage Kollegen, Bekannte oder Archivmitarbeiter nach der ein oder anderen Empfehlung. Hier solltest Du Dich nicht scheuen und darfst auf gewinnbringende Empfehlungen hoffen.

4. Günstiges Verkehrsmittel aussuchen – Die Qual der Wahl

Für welches Verkehrsmittel Du Dich auch entscheidest, jedes hat seine Vor- und Nachteile für die Archivreise. Hier ein paar Empfehlungen, welche mir spontan eingefallen sind und die ich bei meinen Reisen selbst getestet habe.

Bahnreisen

Eine Sitzplatzreservierung bei Bahnfahrten habe ich in den letzten Jahren vor allen an Hauptreisetagen schätzen gelernt und kann diese nur empfehlen. So gibt es beim Ein- und Umsteigen kein Problem bei der Sitzplatzsuche. Für kleinere Arbeiten unterwegs sollte der gewählte Platz über einen Tisch oder mindestens über eine Ablage verfügen. Übrigens den Standort des Sitzplatzes kannst Du über das Online-Portal der Deutschen Bahn auch nach dem Ticketkauf noch ändern bzw. lass Dir am Schalter einfach die verfügbaren Sitzplätze auf dem Bildschirm zeigen.

Weitere Empfehlungen für die Bahnreise:

  • wenig Gepäck für schnelles Umsteigen
  • Direktverbindungen bzw. so wenig Umstiege, wie möglich, um nicht Opfer der Zugverspätungen zu werden

Flugreisen

Hier empfehle ich ebenfalls, Direktverbindungen zu bevorzugen. Bei Reisen im Inland gehen sonst die zeitlichen Vorteile der Flugreise verloren. In diesem Zusammenhang solltest Du auch die Vorlaufzeit für den Check-in am Flughafen beachten (1 Stunde Innland, min. 2 Stunden Ausland). Wenn Du es magst, kannst Du dies 24 Stunden vor Abflug auch bequem vom heimischen Computer aus erledigen. Zusätzliche Zeitfallen können auch die Anreisen zum Flughafen sein.

Weitere Empfehlungen:

  • wenig Gepäck – schnellerer Check-in und Check-out
  • nur das Notwendigste – schneller durch Sicherheitskontrolle – Sicherheitsbestimmungen beachten!

Autoreisen

Reisen mit dem eigenen PKW oder einem Mietwagen bieten gute Möglichkeiten für den Transport von Gepäck, benötigten Unterlagen, Literatur und sogar von Kopiergeräten/Scannern.

Auf der Reise solltest Du aber unbedingt beachten und zeitlich mit einplanen:

  • Parkplätze an Hotel und Archiv
  • Hauptreisezeiten beachten
  • Ausreichend Schlaf vor der Reise
  • Pausen für kurze Erholung und Essen auf der Reise

Autofahren kann für Dich eine zusätzliche Belastung sein, die es kaum oder nur schwer möglich macht sofort mit der Archivarbeit zu beginnen. Ich bevorzuge persönlich lieber das entspannte Reisen per Bahn oder Flugzeug. Das bietet mir die Gelegenheiten für kleinere Schreibarbeiten oder das Lesen von Büchern.

5. Auf was Du beim Packen Deines Koffers verzichten kannst

Im Prinzip solltest Du alles einpacken, was Du auch bei einem Archivbesuch in Heimatnähe mitnehmen würden. Bei Archivbesuchen in der Ferne, die mit Übernachtungen verbunden sind, gehören natürlich noch die Dinge des persönlichen Bedarfs dazu. Dabei hat jeder seine eigenen Vorstellungen und Bedürfnisse. Aus diesem Grund verzichte ich an dieser Stelle auf Tipps. Aber folgende Dinge kannst Du auf Reisen in der heutigen Zeit getrost zu Hause lassen:

  • Regenschirm – gibt es meist im Hotel oder beim netten Gastwirt
  • Duschbad oder Haarwaschmittel – in den meisten Hotels für jeden Gast zur Verfügung

ebenso

  • Handtücher
  • Haartrockner
  • Schuhputzmittel
  • Unterhaltungsliteratur/Zeitschriften
  • Essen und Trinken

Ein kleine Empfehlung für die wichtigen Dinge: In den meisten Archiv-Städten gibt es Drogerien oder andere Einkaufsmöglichkeiten, wo Du Produkte in kleineren Verpackungen kaufen kannst und welche für die Dauer der Reise oft mehr als ausreichend sind.

Damit bist Du auch schon am Ende meines Beitrags angelangt. Ich denke, es dürfte nicht alles neu gewesen sein. Vielleicht hast Du aber doch den ein oder anderen nützlichen Hinweis entdecken können.

Das Beste zum Schluss – Minimalismus auf Archivreisen

Zum Vergleich hier mal meine Einpack-Liste für die bevorstehende Reise nach München. Dieses mal habe ich mir selbst eine kleine Herausforderung gestellt und mein Gepäck auf 8 Kg Handgepäck beschränkt. Übrigens, Notebook-Taschen oder Handtaschen können kostenfrei zusätzlich zum Handgepäck mitgenommen werden (Stand: Mai 2016).

Der Inhalt meines Reiserucksacks:

  • Notebook inkl. Ladegerät
  • Smartphone, inkl. Ladegerät
  • Speichermedien (externes Laufwerk und Speicherkarte)
  • Digitalkamera, inkl. Ladegerät
  • Kopfhörer
  • Ebook-Reader
  • Socken und Unterwäsche
  • Zahnbürste/-pasta
  • Nassrasierer
  • Ohrstäbchen
  • Nagelclipper
  • Creme
  • Haarbürste
  • Hemden bzw. T-Shirts
  • kleine Reiseapotheke
  • Reisewaschmittel
  • Badeschuh

Alle anderen Dinge, wie Jacke und Schuhe werden so gewählt, dass Sie für alle eventuellen Anlässe (Archivarbeit, Restaurantbesuch und Spaziergänge) passend sind.

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Fehlt irgend etwas? Habe ich irgend etwas vergessen? Ich hoffe nicht. 🙂

Und was ist Dir auf Deinen Archivreisen besonders wichtig?
Vielleicht hast Du ja auch den ein oder anderen Hinweis für mich.

Schreib es doch einfach in Deinen Kommentar.

Viel Erfolg bei Deinem nächsten Archivbesuch!

Dein Archivbegleiter

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